Aux côtés d’Excel, il n’y a pas d’outil plus familier aux directions financières que le célèbre PowerPoint pour présenter des résultats lors d’une réunion. Sans même y réfléchir, nous avons tous ce réflexe pour sa facilité d’utilisation et son côté intuitif et familier, dès lors qu’on veut partager des informations.

 

Mais si l’on souhaite aller plus loin, n’est-il pas utile de s’interroger sur la pertinence de cet outil et son utilisation dans tous les cas de figure ? En particulier, s’il s’agit d’une réunion visant à montrer des résultats, la direction financière peut-elle apporter une plus grande valeur ajoutée en innovant dans ce domaine ? Voici quelques pistes pour rendre vos réunions réellement innovantes et efficaces.

 

Réduisez pour clarifier

 

 

Il est maintenant notoire que les slides PowerPoint doivent comporter le moins d’information possible pour être bien comprises, s’il s’agit d’un support à une présentation orale. Il suffit d’avoir assisté à une présentation de Steve Jobs pour comprendre que derrière les diapositives reposaient deux concepts essentiels : le storytelling et la focalisation.

 

Le storytelling signifie qu’on ne cherche pas à montrer seulement des chiffres, et tous les chiffres possibles, à une audience dont on espère qu’elle fera le tri, mais de faire un récit compréhensible par tous, illustré par quelques indicateurs clés. La focalisation permet de n’évoquer que ce qui est utile dans le cadre de cette « histoire » que nous racontons. Supprimez donc les notes, commentaires et autres graphiques secondaires, et gagnez en clarté.

 

De même, si vous remplissez vos slides d’innombrables « bullet point » ou de schémas complexes, ne soyez pas surpris si personne n’écoute vos propos, car ils sont tous occupés à lire ou essayer de comprendre. Pire encore, si vous lisez ce qui est écrit sur les slides, vous constaterez un endormissement irrépressible de votre auditoire.

 

Au contraire, si les participants sont intéressés par votre récit, ils poseront des questions pour approfondir, comprendre, analyser, évaluer certaines décisions, etc. Pour s’assurer de pouvoir répondre à toutes les demandes possible, le risque est de préparer des slides nombreuses, détaillées, avec des annexes. Nous verrons plus loin qu’il y a de meilleurs solutions que passer des heures à coller des graphiques Excel dans PowerPoint pour anticiper toutes les demandes.

 

En supprimant les informations qui n’entrent pas précisément dans votre discours et en simplifiant au maximum votre support PPT, vous focalisez l’attention sur vos propos et permettez à votre audience de retenir les quelques informations clés. Pas les chiffres, ni les graphiques, mais les enseignements.

 

Automatisez

 

 

L’utilisation la plus répandue de PowerPoint, s’agissant de pilotage des performances, consiste à préparer les données dans Excel, créer des graphiques puis les coller dans les slides. Reconnaissons qu’il n’y a rien de plus fastidieux et générateur d’erreurs. Excel est un outil parfait pour faire des calculs personnels, mais il est source d’erreurs quand il s’agit de traiter des données nombreuses, complexes, voire provenant de sources différentes ou de plusieurs fichiers.

 

La premier bénéfice apporté par un logiciel spécialisé dans le pilotage des performances (EPM), tel qu’Adaptive Insights, consiste dans une mise à jour automatique des graphiques ou des tableaux dans les slides PowerPoint ou les fichiers Excel. Votre présentation est connectée à la base de données cloud d’Adaptive et alimentée automatiquement.

 

Ces mêmes informations peuvent aussi être analysées par des rapports navigables web, des tableaux de bord ou des états dans Excel. Il s’agit de ce qu’on a l’habitude de nommer la « single version of truth », la source unique d’information, fiable et partagée.

Pour ce faire, encore faut-il disposer dans votre solution EPM de toutes les données utiles pour votre présentation. Il y a celles qui y sont déja, celles qui pourraient l’être et celles qu’on ne peut pas y mettre :

 

• Pour celles qui y sont déja, il suffit de connecter un graphique à Adaptive Insights, ce qui est à la portée de n’importe quel utilisateur en quelques secondes.
• Pour les données qu’on peut y mettre, il s’agit de charger dans Adaptive Insights ce dont on a besoin, ce qui peut être effectué par une connexion directe avec une base de données qui les contient, ou le chargement instantané de fichier Excel. Par ailleurs, tous les clients disposant de 500 Go ou d’un stockage illimité pour un tarif fixe, la question de la volumétrie ne se pose pas. On peut charger tout ce dont on a besoin sans effet sur les coûts ou la performance.
• Pour les données qu’il est impossible de charger, mais qui devrait représenter un cas marginal, une opération manuelle restera nécessaire.

 

Les données étant chargées dans Adaptive Insights et vos graphiques PowerPoint désormais connectés , vous pouvez rafraîchir vos diapositives d’un seul clic, ce qui vous libère du temps pour des tâches à plus grande valeur ajoutée.

 

Favorisez l’interactivité

 

 

Aller plus loin dans une présentation de résultats financiers (par exemple) consiste à impliquer les participants dans un mode interactif. Avec une présentation statique, on ne peut pas répondre à toutes les questions. L’auditoire en a conscience et limite ses questions aux informations qu’il pense pouvoir obtenir dans la réunion ou quelques jours après.

 

En favorisant l’interactivité, vous offrez la liberté de poser toutes les questions utiles. Pour éviter de préparer tous les tableaux imaginables à l’avance et « au cas où », et pour que la présentation ait un véritable impact sur les individus, il faut qu’elle soit dynamique et interactive. Ce qui signifie pouvoir répondre aux questions immédiatement, ce qui est impossible avec PowerPoint seul.

 

 

Les fonctionnalités de Dashboard d’Adaptive Insights ont été développées dans cette intention. Puisque nous avons simplifié la présentation en éliminant tout ce qui venait parasiter la compréhension, il ne nous reste que les indicateurs phares, ceux que l’on suit et pour lesquels on a besoin de faire un focus. Ces indicateurs peuvent être affichés sous forme de graphique web en mode « diaporama ». On ne se repose plus sur PowerPoint pour montrer les indicateurs. Il y a plusieurs avantages :

 

Le premier avantage est de ne plus copier-coller le graphique ni de connecter le PPT, puisqu’on est déjà dans la solution qui affiche les données graphiquement.

 

Le second avantage est de pouvoir bénéficier des fonctionnalités de navigation interactive pour répondre sans attendre à toutes les demandes de précisions telles que :

 

• Quelle est la progression par rapport au mois, à l’année, au trimestre ?
• Quel est l’écart par rapport au budget, à une prévision ou à un autre scénario ?
• Quel est le détail de cet indicateur par client, produit, service, etc ?
• Quelles sont les écritures comptables qui justifient ce montant ?

 

Le troisième avantage est de pouvoir répondre à des demandes non prévues. En effet, pendant longtemps les anciennes solutions de tableaux de bord nécessitaient l’intervention d’experts qui travaillaient pendant des jours pour délivrer un tableau figé. Avec Adaptive Insights, vous pouvez ajouter des graphiques ou des tableaux à la volée, et y combiner des indicateurs hétérogènes.

 

Par exemple, si vous affichez la croissance des salaires mois par mois, vous pouvez modifier le graphique en quelques secondes pour afficher l’effectif sur un autre axe, puis calculer le salaire moyen mensuel comparé à N-1.

 

Grâce aux fonctionnalités interactives web, toutes les demandes de précisions sur les données peuvent être comblées sans attendre, mais nous allons voir ci-dessous qu’il est possible d’aller encore plus loin.

 

Répondez au besoin d’anticipation

 

 

Si l’analyse des résultats de la période passée est utile, ce n’est pas uniquement car elle permet de statuer sur la performance antérieure. C’est surtout parce qu’elle permet de se projeter, d’anticiper et de décider pour l’avenir. Ainsi, une réunion de présentation qui s’oriente vers l’avenir répond-elle à la vraie question du pilotage : où allons-nous (et que faut-il faire) ?

 

Adaptive Insights est une plateforme de prévision et d’élaboration budgétaire collaborative et permet, en modifiant quelques paramètres, d’obtenir un résultat ou un cash flow consolidé prévisionnel en temps réel. Vous pouvez créer autant de versions de simulation que vous voulez, modifier des données et comparer les résultats des calculs dans les graphiques.

 

Par exemple, vous pouvez répondre à des questions telles que :

 

• Que se passe-t-il sur notre résultat annuel si on augmente telle catégorie d’employé de x% le mois prochain  ?
• Quelle sera la marge de nos produits l’année prochaine si notre fournisseur augmente ses prix ?
• Quel est le cash-flow dégagé par telle filiale si l’on gagne ce nouveau contrat ?
• Si l’on continue sur cette tendance, quels seront les coûts dans 6 mois, 1 an, 2 ans ?

Le résultat de la simulation ou des analyses peut ensuite être partagé avec tous les participants à la réunion avec les outils de reporting. Votre réunion n’est plus celle du reporting financier mais elle devient celle du pilotage collaboratif de l’activité.

 

En utilisant les bons outils et les bonnes pratiques, nous passons d’une situation où la direction financière consacrait des heures à préparer des slides plus ou moins lourdes, à une nouvelle situation où elle présente un récit clair, basé sur des indicateurs de performance essentiels. Elle ouvre la voie vers une analyse dynamique et la construction de scénarios prévisionnels alternatifs. La place des slides PowerPoint étant réduite au profit d’outils plus appropriés, elle développe son rôle innovant et se positionne comme pivot incontournable de la prise de décision.